Görev Tanımları

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, teşkilat yapısını oluşturan birimlere ait görevlerin toplamından oluşur. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, Üniversite kütüphanesinin/ kütüphanelerinin bilim çağının getirdiği yeniliklere uygun olarak her türlü ihtiyacını karşılamak ve bu amaçla gerekli iş ve işlemleri yapmak amacıyla, birimlerin çalışmalarının planlanmasını, kendi aralarında ve diğer Başkanlıklarla olan ilişkilerinde koordinasyonun sağlanmasını ve görevlerin yürütülmesini takip ve kontrolle görevlidir.

KÜTÜPHANE VE DOKUMANTASYON DAİRE BAŞKANI

Görevler

Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için, yeterli kadroyu oluşturup, iş bölümü ve personeli üzerinde genel eğitim ve denetim görevini yapmak.
Başkanlığın bütçesini hazırlamak, Şube Müdürlüğünden alınan önerilere göre bağlı birimlerin de ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak Başkanlık bütçesi halinde Rektörlüğe sunmak.
Kütüphanelere atanacak veya görevlendirilecek personel konusunda Rektörlüğe görüş bildirmek,
Satın alma işlemlerinin Üniversitenin gelişme politikası doğrultusunda merkez ve bağlı birimler arasında dengeli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
Teknik Hizmetler ile Okuyucu Hizmetleri’nin standardizasyonunu sağlamak ve denetimini yapmak.
Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphanede kullanılmasını sağlamak.
Merkez ve birim kütüphanelerinin uyum ve işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak.
Kütüphane hizmetleri hakkında her yıl faaliyet raporu hazırlamak ve Rektörlüğe sunmak.
Görev alanına giren ve kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmak.
Rektör ve amirlerince verilecek diğer görevleri yapmak.
Görev başında bulunmadığı ( her çeşit izin, görev vb.) hallerde devir teslim yapmak.

Yetkiler

2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ile diğer ilgili Kanun, yönetmelik vb. düzenlemeler,
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve ilgili Kanun, yönetmelik vb. düzenlemeler,
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili Kanun, yönetmelik vb düzenlemeler,
Taşınır Mal Yönetmeliği ile kurum yönetimi tarafından verilen yetkiler,
Yalova Üniversitesi Senatosu’nun 17.11.2009 tarih ve 20 sayılı kararı ile kabul edilen Kütüphane Yönergesi.

Sorumluluklar

Mevzuatı takip etmek, görev alanına ilişkin değişikler ile ilgili üst yönetime bilgi vererek, birimde ilgili iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak,
İç kontrol sisteminin tanım ve düzenlemelerine uygun olarak birim çalışmalarının yürütülmesini sağlamak,
Harcama yetkililiği kapsamında, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme emri belgesi ve tahakkuk belgelerinin hazırlanmasını sağlamak,
Birime tahsis edilen ödeneklerin performans programı hedefleri doğrultusunda, mevzuata, ve yapılan düzenlemelere göre, etkili, ekonomik ve verimli kullanılması sağlamak,
Taşınır malların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesi, kullanılması ve kayıtlarının mevzuata uygun olarak tutulmasını sağlamak,
Mevzuata aykırı karar, işlem eylem veya ihmal sonucunda kamu kaynağında artışa engel veya eksilmeye olmayacak biçimde gerekli tedbirleri almak,
Birimi ile ilgili eğitim, öğretim, araştırma ve geliştirme konularında; çalıştay, seminer, sempozyum, kongre, konferans gibi bilimsel ve eğitsel toplantılar düzenlemek, katılmak, yayınlar yapmak, gerektiğinde bu konularda bölgesel ve uluslararası kişi ve kuruluşlarla ortak araştırma ve çalışmalar yapmak,
Üniversitenin stratejik plan hazırlık çalışmalarında, birimde gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak,
Biriminin kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Genel Sekreterliğe bildirmek,
Stratejik Plan ve Performans Programı hazırlık çalışmaları kapsamında birim hazırlık çalışmalarını yerine getirmek,
Performans hedefi doğrultusunda bütçe teklifinin hazırlamasını sağlamak
Birimi ile ilgili varsa yıllık yatırım programı teklifini hazırlamak, yatırım programı kararlarına göre birimde gerekli iş ve işlemleri yapmak,
Biriminde, Stratejik Plana ve performans programı doğrultusunda, performans esaslı bütçeleme hazırlıklarının yapılmasını sağlamak.
Birim faaliyet raporlarının İç Kontrol Güvence beyanı ile hazırlanmasını sağlayarak, İç Kontrol Güvence beyanı ile birlikte Rektörlüğe sunmak,
Stratejik plan, performans planı ve yatırım programında, birimi ilgilendiren görevlerin uygulanmasını sağlamak,
Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevleri; başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri doğrultusunda; Üniversitenin amaç ve politikalarına uygun olarak yapmak,

Yapacağı iş ve işlemlerde kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak, tasarruf tedbirlerini etkin bir şekilde uygulamak ve bu hususlara azami dikkat etmek,
Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevlere ilişkin iş ve işlemleri, şeffaflık, hesap verilebilirlik ve katılımcılık anlayışıyla yapmak,
Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevler çerçevesinde, yapılacak iş ve işlemleri, bilgi işlem konusunda birimlerle koordinasyonu sağlayıp, belirlenen iş akış şemasına uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak,
Bireysel Öneri Sistemi ve Bilgi Edinme kapsamında, birime ilişkin öneri, istek ve şikayetlerin takibinin yapılmasını ve sonuçlanmasını sağlamak,
Birimindeki araç-gereç, malzeme ve demirbaşlarla ilgili iş ve işlemleri, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yerine getirmek,
Birimi ile ilgili arşiv ve dokümantasyon işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
Mevzuatın ve amirlerin verdiği/vereceği diğer görevleri yerine getirmektir.

SEKRETER

Başkanlık Makamı sekretarya hizmetlerinin belirlenmiş standartlara uygun olarak yürütülmesini sağlamak
Başkanlık Makamı telefon görüşmelerini sağlamak,
Başkanlık Makamı randevularının gerçekleştirilmesini sağlamak,
Misafirlerin karşılanması, Başkan ile görüştürülmesini sağlamak,
Başkanlık Makamına ilişkin gerekli görülen ve/veya gizli, kişiye özel vb. nitelikteki yazıları hazırlamak,
Sekreterlik bürosu ve Daire Başkanına ait odalarda ki demirbaş ve her çeşit malzemenin düzen, temizlik ve bakımının yaptırılmasını sağlamak.
Başkan ve diğer yetkililerin kişiye özel, gizli evraklarını teslim etmek,
Toplantı ve randevularla ilgili not tutmak ve ilgili birim yöneticilerine iletmek.
Resmi protokol gereği özel günleri not almak ve daire başkanına bilgi vermek.
Başkan ve yetkililerin özel posta ve kargo işlemlerini yürütmek,
Sekreterlik bürosunda yürütülen hizmetler ile bilgi sahibi olduğu iş ve işlemlerden gizliliği olanları korumak için gerekli önlemleri almak.
Başkan tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.

TAŞINIR KAYIT YETKİLİSİ

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, özellikleri nedeniyle kesin kabulleri belli bir dönem kullanıldıktan sonra yapılabilen sarf malzemeleri hariç olmak üzere, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerinin istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek.
Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
Kayıtlarını tutuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek.
Ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olmak.
Ambarlarını devir ve teslim etmeden, görevlerinden ayrılmamak.
Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütür. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve İş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.
Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

TAŞINIR KONTROL YETKİLİSİ

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Taşınır kayıt ve işlemleri ile ilgili olarak düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmek
Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunmak.
Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütür. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve İş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.

Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

TEKNİK HİZMETLER ŞUBE MÜDÜDÜRÜ

Görevler

Yalova Üniversitesi Senatosunun 17.11.2009 tarih ve 20 sayılı toplantı kararları kapsamında Daire Başkanı koordinasyonunda kütüphanenin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak.
Kütüphane hizmet birimlerinin çalışmaları ile ilgili olarak, bilgi ve belge yönetimi kuralları çerçevesinde ve standartlara uygun bir şekilde, etkili ve verimli hizmetler verebilmek için gerekli her türlü planlama, organizasyon, geliştirme ve faaliyetlerini yürütmek,
Kütüphane faaliyetleriyle hizmetlerin daha iyi yürütülmesi ve geliştirilmesi çerçevesinde, kapsamlı bir rapor hazırlayarak Daire Başkanlığına sunmak,
Kütüphanenin iç akışını ve hizmet ünitelerini belirleyen iç yönetmeliğe göre bu yönetmelikte yapılması gereken değişiklikleri belirlemek; Başkanlığın onayından sonra uygulamak,
Kataloglama ve sınıflama işlerini düzenlemek ve işlemlerin düzenli yapılmasını sağlamak,
Kütüphane içinde ve dışında yararlandırmayı; kütüphanenin açık bulundurulmasını sağlamak,
Kütüphane içinde ve dışında yararlandırmayı; kütüphanenin açık bulundurulmasını gerekli zamana göre yapılmasını sağlamak,
Kütüphane hizmetleri yürütülürken çıkan bakım onarım cihaz arızalarının giderilmesi için gerekli tedbirleri almak,
Üniversitemizin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek için kullanılan bilgi kaynakları, mal ve malzemelerin seçimi, siparişi ve takibi işlemlerini yapmak,
Okuma salonları, depo, ödünç verme bölümü arasında yerleştirme ve faydalandırma hizmetlerinin düzenli ve sürekli yapılmasını gerçekleştirmek,
Daire Başkanının vereceği benzeri görevleri yapmaktır.

Sorumluluklar

Görevlerini Etik davranış ilkelerine uygun olarak yerine getirmek
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında Başkanlığa bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
Yapacağı iş ve işlemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.

OKUYUCU HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜDÜRÜ

Yalova Üniversitesi Senatosunun 17.11.2009 tarih ve 20 sayılı toplantı kararları kapsamında Daire Başkanı koordinasyonunda kütüphanenin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak.

Görevler

Kütüphane hizmet birimlerinin çalışmaları ile ilgili olarak bilgi ve belge yönetimi kuralları çerçevesinde ve standartlara uygun bir şekilde, etkili ve verimli hizmetler verebilmek için gerekli her türlü planlama, organizasyon, geliştirme ve faaliyetlerini yürütmek,
Kütüphane faaliyetleriyle hizmetlerin daha iyi yürütülmesi ve geliştirilmesi çerçevesinde, kapsamlı bir rapor hazırlayarak daire başkanlığına sunmak,
Kütüphanenin iç akışını ve hizmet ünitelerini belirleyen iç yönetmeliğe göre bu yönetmelikte yapılması gereken değişiklikleri belirlemek; başkanlığın onayından sonra uygulamak,
Başkanlık ile bağlı birimlerin yayın sağlama işlerini organize etmek,
Yerleştirme işlerinin yapılması, koleksiyonun yapılması ve korunması ile ilgili önlemleri almak,
Kütüphane içinde ve dışında yararlandırmayı; kütüphanenin açık bulundurulmasını gerekli zamana göre yapılmasını sağlamak,
Üniversitede yapılan yüksek lisans, doktora vb. araştırma metinlerinden birer nüsha toplayarak gerekli işlemleri tamamlamak,
Okuma salonları, depo, ödünç verme bölümü arasında yerleştirme ve faydalandırma hizmetlerinin düzenli ve sürekli yapılmasını gerçekleştirmek,
Daire Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmaktır.

Sorumluluklar

Etik kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında Başkanlığa bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
Yapacağı iş ve işlemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.

KİTS GÖREVLİSİ (Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi)